Zásady ochrany osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
(dále jen „Zásady“)

I. Úvodní ustanovení

a) Ochrana osobních údajů je pro naši společnost důležitá. Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás společnost RenoFarmy, a.s. shromažďuje a jak tyto údaje používá. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Cílem těchto Zásad je poskytnout Subjektu osobních údajů základní informace ohledně zpracování Osobních údajů (zejm. informace o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Subjektu osobních údajů souvisejících se zpracováním Osobních údajů).

b) Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:

• Správcem osobních údajů obchodní společnost

RenoFarmy, a.s.
IČ: 05457289
DIČ: CZ05457289
se sídlem Lagnovská 669, 742 83 Klimkovice
zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl B, vložka 10901
(dále jen „Správce“).

• Subjektem osobních údajů fyzická osoba, která je zaměstnancem nebo potenciálním zaměstnancem (resp. uchazečem o zaměstnání) Správce. Zaměstnancem se pro tyto účely tohoto dokumentu rozumí fyzická osoba, která je vůči Správci v pracovním poměru nebo v právním vztahu založeném dohodou o práci konané mimo pracovní poměr. Subjektem osobních údajů je i fyzická osoba, která vstupuje se Správcem do smluvního vztahu jakožto zákazník, dodavatel nebo odběratel, nebo která se Správcem komunikuje jakožto oprávněná osoba za smluvního partnera, který je právnickou osobou.
  
  
• Osobními údaji jsou

1. u zaměstnanců
– identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mail),
– údaje o zdravotní pojišťovně,
– údaje o předchozích zaměstnáních,
– informace o dosaženém vzdělání, kvalifikaci,
– údaje spojené s výkonem práce (evidence pracovní doby, odměny, přesčasy),
– doklady o absolvovaném školení a vzdělání,
– údaje nutné pro vypracování daňového přiznání nebo potvrzení pro účely daňového přiznání,
– platební údaje (bankovní spojení),
– informace o pracovním zařazení a náplni práce,
– případně další nezbytné údaje.

2. u potenciálních zaměstnanců – předáním osobních údajů (např. formou odpovědi na inzerát) či souhlasem se zařazením do výběrového řízení, umožňuje potenciální zaměstnanec užití svých osobních údajů správcem k výběru vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci daného probíhajícího výběrového řízení, a to v rozsahu
– identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mail),
– informace o dosaženém vzdělání, kvalifikaci a pracovních zkušenostech,
– údaje o předchozích zaměstnáních,
– případně další nezbytné údaje.

3. u zákazníků, obchodních partnerů, dodavatelů a odběratelů a jejich zástupců:
– jméno a příjmení,
– telefonní číslo nebo telefonní číslo zástupce,
– e-mailová adresa,
– adresa sídla/ bydliště,
– kontaktní a/nebo doručovací adresa,
– datum narození,
– rodné číslo,
– identifikační číslo (IČ), popř. daňové identifikační číslo (DIČ),
– platební údaje (bankovní spojení),
– počet zaměstnanců.

c) Správce je podnikatelským subjektem a v rámci jeho podnikatelské činnosti jsou zpracovávány Osobní údaje:

1. v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti se smlouvou, resp. v rámci jednání o možném uzavření smlouvy, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou a jejím plněním; a
2. za účelem/účely uvedenými níže.

d) Správce je Správcem Osobních údajů. Osobní údaje Subjektu osobních údajů jsou zpřístupněny pouze konkrétním zaměstnancům Správce v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný, a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

e) Správce vynakládá maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.

II. Informace o zpracování osobních údajů

a) Příjemci Osobních údajů
Příjemci Osobních údajů mohou být v konkrétních případech:

• orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány),
• externí poskytovatelé odborných a specializovaných služeb (dodavatelé cloudových úložišť, správci e-mailových kampaní, externí účetní, daňový poradce, subjekt poskytující právní poradenství nebo další osoby podílející se na plnění smlouvy či povinností Správce),
• ostatní společnosti ve skupině RenoFarmy.

V případě, že jsou osobní údaje vyjma Správcem zpracovávané také zpracovateli, děje se tak v souladu s právní úpravou na ochranu osobních údajů.

b) Účely zpracování Osobních údajů, Právní tituly

1. Správce zpracovává Osobní údaje pro následující účely:
   a) u zákazníků, obchodních partnerů, dodavatelů nebo jejich zástupců:
   • uzavírání a plnění smluv
   • marketingové aktivity
   
   b) u uchazečů o zaměstnání nebo zaměstnanců:
   • vedení personální agendy
   • vedení mzdové a účetní agendy
   • řízení pracovněprávních či obdobných vztahů
   
   
2. Právními důvody (tituly) pro zpracování osobních údajů jsou:
   a) plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
   b) plnění zákonných povinností, které se na Správce vztahují;
   c) oprávněný zájem příslušného Správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů;
   d) souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů udělený subjektem osobních údajů.

c) Doba zpracování Osobních údajů
Osobní údaje zpracovává Správce pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. V případě, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, Správce údaje zlikviduje.
Současně však platí, že Správce uchovává osobní údaje po konkrétní dobu:

1. pokud je tak stanoveno zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
2. pokud jsou doby pro uchovávání osobních údajů stanoveny skartačním řádem, tak po dobu definovanou v tomto řádu;
3. pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, jsou osobní údaje uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny;
4. v ostatních případech minimálně jeden rok od jejich pořízení a maximálně 5 let od jejich posledního užití;
5. osobní údaje uchazečů o zaměstnání, které Správce zpracovává na základě jejich souhlasu do okamžiku odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení, jehož se uchazeč o zaměstnání účastnil, a to z důvodu možného kontaktování v případě volných pracovních míst.

Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění povinností Správce, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy či z obecně závazných právních předpisů, je Správce povinen zpracovávat bez ohledu na souhlas udělený Subjektem osobních údajů, po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi, a to i v případě odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

d) Zdroje osobních údajů
Osobní údaje získává Správce:
– od Subjektu osobních údajů,
– z vlastní činnosti.

e) Předávání osobních údajů do třetí země
Osobní údaje Subjektů osobních údajů nebudou předávány žádným třetím osobám do třetí země ani mezinárodní organizaci.
Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem, případně v listinné podobě neautomatizovaným způsobem.

III. Práva Subjektu osobních údajů související se zpracováváním

a) Subjekt osobních údajů má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování Osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti Správcem. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které Správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je‐li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze:

• zasláním písemného odvolání souhlasu na adresu sídla Správce,
• osobním odvoláním souhlasu na adrese sídla Správce nebo
• e-mailem zaslaným na adresu gdpr@renofarmy.cz.

b) Subjekt osobních údajů má právo:

1. Být informován o zpracování svých Osobních údajů
   a) Subjekt osobních údajů je oprávněn od Správce požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Subjekt osobních údajů právo od Správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích Správce, jeho zástupci, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech Správce, o výčtu práv Subjektu osobních údajů, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
   b) Pokud Správce hodlá dále Osobní údaje Subjektu osobních údajů zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Subjektu osobních údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
2. Požadovat od Správce přístup k jeho Osobním údajům
   Subjekt osobních údajů je od Správce oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho/její Osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní Osobních údajů, informace o právech Subjektu osobních údajů (práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Subjektu osobních údajů, informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Subjekt osobních údajů má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
3. Na opravu poskytnutých Osobních údajů
   Pokud došlo na straně Subjektu osobních údajů například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Subjekt osobních údajů právo od Správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Subjekt osobních údajů právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
4. Na výmaz poskytnutých Osobních údajů
   V určitých stanovených případech má Subjekt osobních údajů právo požadovat, aby Správce Osobní údaje Subjektu osobních údajů vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Subjekt osobních údajů se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Subjektu osobních údajů pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Subjektu osobních údajů na výmaz může mít Správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Subjektu osobních údajů ponechat) a o jejím vyřízení bude Subjekt osobních údajů detailně informován.
5. Na omezení zpracování Osobních údajů
   Správce zpracovává Osobní údaje Subjektu osobních údajů pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Subjekt osobních údajů měl pocit, že Správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Subjekt osobních údajů podat žádost, aby jeho/její Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Subjektu osobních údajů pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.
6. Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
   Subjekt osobních údajů se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/, e-mail posta@uoou.cz.

c) V případě, že by se Subjekt osobních údajů domníval, že Správce provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

1. požádat Správce o vysvětlení, a to e-mailem na adresu gdpr@renofarmy.cz,
2. vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu gdpr@renofarmy.cz, aby Správce zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). Správce o námitce neprodleně rozhodne a informuje Subjekt osobních údajů. Nevyhoví-li Správce námitce, má Subjekt osobních údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Subjektu osobních údajů obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

d) Subjekt osobních údajů může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese sídla Správce nebo elektronicky na adrese gdpr@renofarmy.cz.

e) Požádá-li Subjekt osobních údajů o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Správce povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. V tomto případě budeme Subjekt osobních údajů informován o jakémkoliv takovém prodloužení, a to nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

f) Pokud Subjekt osobních údajů uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, Správce mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě, ledaže Subjekt osobních údajů požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

g) Správce je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

IV. Závěrečná ustanovení

a) Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Subjektem osobních údajů a Správcem jsou příslušné české soudy.

b) Znění Zásad může Správce změnit či doplňovat. O každé takové změně Správce informuje Subjekt osobních údajů nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

c) Tyto Zásady nahrazují veškeré předchozí dokumenty tohoto typu a nabývají účinnosti dne 1.10.2024.

RenoFarmy, a.s.